Como otimizar um processo?
Em um mercado extremamente tecnológico e competitivo, a busca por melhoria contínua já deixou de ser um diferencial das empresas mais bem-sucedidas. Com o passar do tempo, a medição, coleta de dados e acompanhamento de parâmetros de processo e de produto ficam cada vez mais simples e acessíveis.
Apesar de haver tanta disponibilidade de dados, nossos clientes costumam enfrentar desafios no momento de transformar estas informações em conhecimento gerencial para otimizar seus processos. Somente conhecendo bem o estado atual de um processo é que podemos definir ações concretas que bloqueiem as verdadeiras causas de um resultado negativo.
Por onde começar?
Para definir ações que otimizem um processo, é necessário entender o seu estado atual. Isso pode ser feito através de dois conceitos principais:
Processo controlado
Se analisarmos os resultados de um processo controlado perceberemos uma distribuição aproximadamente normal em torno do seu valor médio, o que quer dizer que há um nível adequado de previsibilidade em seu comportamento. Isso quer dizer que é possível utilizar resultados passados para prever o comportamento futuro do processo, definindo uma faixa de controle dentro da qual o resultado será mantido.
Por outro lado, pouco pode ser dito a respeito de um processo que não está controlado, já que ele é imprevisível. Um processo pode ser caracterizado como fora de controle se:
- Um ou mais pontos de dados estiverem fora dos limites de controle
- Sete pontos de dados consecutivos aumentando ou reduzindo de valor
- Oito pontos de dados consecutivos estiverem de um lado da média
- Quatorze pontos de dados consecutivos alternando aumento e redução
A carta de controle é uma ferramenta que auxilia na avaliação de um processo. Ela permite detectar quando causas especiais estão afetando o processo, para então identificá-las e eliminá-las.
Figura 01 – Processo fora de controle Figura 02 – Processo sob controle
Capabilidade
Determina se o processo está atendendo às especificações. Um processo 100% capaz é aquele em que a não-conformidade é zero, e existem alguns indicadores que podem ser calculados e medem a capabilidade, como o Cp, Cpk, e o número de defeitos por unidade produzida.
Para avaliar a capabilidade de um processo ao longo de um período determinado, a melhor ferramenta de análise é o histograma. Ao identificar no histograma os limites superior e inferior de especificação, é possível verificar a quantidade de ocorrências que estiveram fora desta faixa.
Figura 03 – Processo baixa capabilidade Figura 04 – Processo alta capabilidade
Os quatro estados de um processo
Donald J Wheeler (1992) desenvolveu um quadro que cruza os conceitos de processo controlado e capabilidade, sendo possível classificar todo e qualquer processo em quatro situações ou estados. A figura 05, abaixo, representa estas combinações em seus quatro quadrantes.
O ESTADO IDEAL
Um processo no estado ideal apresenta aproximadamente 100% de conformidade em seus produtos e está em controle estatístico. Quando esse estado é atingido a tendência prevista é que os resultados se mantenham na faixa histórica. Para a manutenção da situação deve-se ter um acompanhamento robusto do processo através de cartas de controle.
Um processo somente estará no estado ideal ao atender quatro condições:
- O processo precisa estar inerentemente estável ao longo do tempo
- O processo precisa ser operado de uma maneira estável e consistente. As condições operacionais não podem ser alteradas arbitrariamente;
- O resultado médio deve ser definido e mantido em um nível adequado;
- A variabilidade natural do processo deve ser menor do que a faixa de especificação do produto.
O ESTADO LIMIAR
O estado limiar é caracterizado por produzir alguns produtos fora da faixa de especificação, mesmo operando com um nível razoável de controle. Pelo fato de a operação estar controlada e ser previsível, se nada for feito a mesma quantidade de não conformidades será produzida.
Sair do estado limiar para o ideal é uma tarefa difícil, pois será necessário fazer alterações significativas no processo. As mudanças devem ser capazes de reduzir a variabilidade ou ainda mover o resultado médio para mais perto do centro da faixa de especificação.
No caso de não ser possível realizar este tipo de modificação no processo, será necessário alterar a faixa de especificação para tolerar a variabilidade de resultados. Esse caminho pode esbarrar em demandas do mercado ou de clientes e, por isso, é menos recomendado.
Na situação em que nenhuma das alternativas anteriores seja viável, uma etapa de 100% de inspeção do produto pode ser implementada. Esta solução deve ser aplicada apenas em último caso, já que inevitavelmente haverá falhas de inspeção, o que não eliminará produtos fora de especificação de serem enviados para o cliente do processo.
À BEIRA DO CAOS
Esse estado pode ser difícil de imaginar, pois ocorre quando o processo não está controlado, porém é capaz de produzir 100% dentro da especificação. O fato de não haver rejeições ou reclamações de clientes pode levar a crer que esse processo não merece atenção, o que é uma interpretação errada.
Apesar de entregar produtos 100% conformes, esta situação seguramente não se sustentará por muito tempo. Um processo à beira do caos não está sob controle, o que o torna totalmente imprevisível. A única maneira de trazer o processo para a situação ideal é com a identificação das causas especiais, através do acompanhamento com uma carta de controle. Ao eliminar as causas especiais, o processo será controlado.
CAÓTICO
No estado caótico o processo está fora de controle e produzindo produtos fora de especificação. Nesse estado não é possível estimar como a quantidade de produto não conforme varia ao longo do tempo, já que não há previsibilidade. Infelizmente, a tendência de qualquer processo que não recebe o devido acompanhamento é o estado caótico.
Normalmente nesse estado o gestor sabe que há um problema, porém não tem a mínima ideia do que fazer. Os esforços de otimização são frustrados pela presença de causas especiais, e modificações no processo não obtém sucesso perceptível pois as mesmas causas especiais não foram eliminadas e continuam gerando variabilidade no resultado.
A única forma de sair desta situação é eliminando as causas especiais, e ao fazer isso, pode haver uma mudança para duas situações distintas.
A primeira delas é a passagem do estado caótico diretamente para o ideal. Isso ocorre quando a eliminação de causas especiais é suficiente não apenas para controlar o processo, mas também para trazer o produto para a faixa de especificação.
Já a segunda ocorre quando eliminamos as causas especiais, porém não conseguimos atingir a especificação, o que caracteriza a situação do Estado Limiar. Nesse caso, para finalmente alcançar o estado ideal, será necessário fazer modificações no processo que reduzam a variabilidade natural e garantam o atingimento da especificação.
Conclusão
O conhecimento profundo do processo é fundamental para que os produtos sejam produzidos de forma econômica (baixo custo) e conforme as especificações do cliente. Este conhecimento só é possível através da coleta, tratamento e análise dos dados.
Conhecendo as características do processo, suas falhas e as causas especiais das não conformidades pode-se, através do envolvimento dos técnicos e operadores, transformar processos caóticos em processos ideais.
Na MERITHU entendemos que o controle de processo é a única forma de otimizar os custos de maneira consistente, atendendo de forma completa os requisitos especificados pelos clientes.
Se você deseja ter resultados surpreendentes e previsíveis, nos procure, pois possuímos uma equipe especializada em conduzir análises de causa nos processos e resolver os problemas.
Bibliografia
- WHEELER, Donald J., CHAMBERS, David S., Understanding Statistical Process Control, second edition, SPC Press, Knoxville, Tennessee, 1992
- RIGDON, Steven E., How Do You Improve a Process?, Artigo publicado na ASQC´s magazine, Quality Progress, August 1990.
Autores:
Carlos Zilli
É Diretor e Consultor da MERITHU Consultoria, além de atuar como professor em cursos de graduação e pós-graduação / MBA. Durante seus 34 anos de trajetória, auxiliou organizações a melhorar seus desempenhos na área comercial, a reduzir custos e despesas, redesenhar processos, estruturar programas de inovação e gestão dos ciclos financeiros. É graduado em Engenharia Mecânica, tem MBA em Engenharia da Produção e é Mestre em Engenharia de Produção, todos pela UFSC.
Alexandre Rodrigues Conill Gomes
Atualmente é consultor no Rio Grande do Sul da MERITHU Consultoria. Durante sua trajetória, atuou na área de vendas e engenharia de processos, enquanto que no setor público trabalhou no nível central da vigilância da qualidade da água na Secretaria da Saúde do RS, auxiliando a coordenação das ações de todo o estado. É formado em Engenharia Química pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul, com mobilidade na University College Dublin, na Irlanda. Atualmente cursa MBA em Gestão de Projetos na Unisinos.
