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Como otimizar um processo?

Como otimizar um processo?

Em um mercado extremamente tecnológico e competitivo, a busca por melhoria contínua já deixou de ser um diferencial das empresas mais bem-sucedidas. Com o passar do tempo, a medição, coleta de dados e acompanhamento de parâmetros de processo e de produto ficam cada vez mais simples e acessíveis.

 

Apesar de haver tanta disponibilidade de dados, nossos clientes costumam enfrentar desafios no momento de transformar estas informações em conhecimento gerencial para otimizar seus processos. Somente conhecendo bem o estado atual de um processo é que podemos definir ações concretas que bloqueiem as verdadeiras causas de um resultado negativo.

 

Por onde começar?

 

Para definir ações que otimizem um processo, é necessário entender o seu estado atual. Isso pode ser feito através de dois conceitos principais:

 

Processo controlado

 

Se analisarmos os resultados de um processo controlado perceberemos uma distribuição aproximadamente normal em torno do seu valor médio, o que quer dizer que há um nível adequado de previsibilidade em seu comportamento. Isso quer dizer que é possível utilizar resultados passados para prever o comportamento futuro do processo, definindo uma faixa de controle dentro da qual o resultado será mantido.

 

Por outro lado, pouco pode ser dito a respeito de um processo que não está controlado, já que ele é imprevisível. Um processo pode ser caracterizado como fora de controle se:

 

  • Um ou mais pontos de dados estiverem fora dos limites de controle
  • Sete pontos de dados consecutivos aumentando ou reduzindo de valor
  • Oito pontos de dados consecutivos estiverem de um lado da média
  • Quatorze pontos de dados consecutivos alternando aumento e redução

 

A carta de controle é uma ferramenta que auxilia na avaliação de um processo. Ela permite detectar quando causas especiais estão afetando o processo, para então identificá-las e eliminá-las.

 

 
Figura 01 – Processo fora de controle                    Figura 02 – Processo sob controle

 

Capabilidade

 

Determina se o processo está atendendo às especificações. Um processo 100% capaz é aquele em que a não-conformidade é zero, e existem alguns indicadores que podem ser calculados e medem a capabilidade, como o Cp, Cpk, e o número de defeitos por unidade produzida.

 

Para avaliar a capabilidade de um processo ao longo de um período determinado, a melhor ferramenta de análise é o histograma. Ao identificar no histograma os limites superior e inferior de especificação, é possível verificar a quantidade de ocorrências que estiveram fora desta faixa.

Figura 03 – Processo baixa capabilidade               Figura 04 – Processo alta capabilidade

 


Os quatro estados de um processo

 

Donald J Wheeler (1992) desenvolveu um quadro que cruza os conceitos de processo controlado e capabilidade, sendo possível classificar todo e qualquer processo em quatro situações ou estados. A figura 05, abaixo, representa estas combinações em seus quatro quadrantes.

 

O ESTADO IDEAL

 

Um processo no estado ideal apresenta aproximadamente 100% de conformidade em seus produtos e está em controle estatístico. Quando esse estado é atingido a tendência prevista é que os resultados se mantenham na faixa histórica. Para a manutenção da situação deve-se ter um acompanhamento robusto do processo através de cartas de controle.

 

Um processo somente estará no estado ideal ao atender quatro condições:

 

  • O processo precisa estar inerentemente estável ao longo do tempo
  • O processo precisa ser operado de uma maneira estável e consistente. As condições operacionais não podem ser alteradas arbitrariamente;
  • O resultado médio deve ser definido e mantido em um nível adequado;
  • A variabilidade natural do processo deve ser menor do que a faixa de especificação do produto.

 

O ESTADO LIMIAR

 

O estado limiar é caracterizado por produzir alguns produtos fora da faixa de especificação, mesmo operando com um nível razoável de controle. Pelo fato de a operação estar controlada e ser previsível, se nada for feito a mesma quantidade de não conformidades será produzida.

 

Sair do estado limiar para o ideal é uma tarefa difícil, pois será necessário fazer alterações significativas no processo. As mudanças devem ser capazes de reduzir a variabilidade ou ainda mover o resultado médio para mais perto do centro da faixa de especificação.

 

No caso de não ser possível realizar este tipo de modificação no processo, será necessário alterar a faixa de especificação para tolerar a variabilidade de resultados. Esse caminho pode esbarrar em demandas do mercado ou de clientes e, por isso, é menos recomendado.

 

Na situação em que nenhuma das alternativas anteriores seja viável, uma etapa de 100% de inspeção do produto pode ser implementada. Esta solução deve ser aplicada apenas em último caso, já que inevitavelmente haverá falhas de inspeção, o que não eliminará produtos fora de especificação de serem enviados para o cliente do processo.

 

À BEIRA DO CAOS

 

Esse estado pode ser difícil de imaginar, pois ocorre quando o processo não está controlado, porém é capaz de produzir 100% dentro da especificação. O fato de não haver rejeições ou reclamações de clientes pode levar a crer que esse processo não merece atenção, o que é uma interpretação errada.

 

Apesar de entregar produtos 100% conformes, esta situação seguramente não se sustentará por muito tempo. Um processo à beira do caos não está sob controle, o que o torna totalmente imprevisível. A única maneira de trazer o processo para a situação ideal é com a identificação das causas especiais, através do acompanhamento com uma carta de controle. Ao eliminar as causas especiais, o processo será controlado.

 

CAÓTICO

 

No estado caótico o processo está fora de controle e produzindo produtos fora de especificação. Nesse estado não é possível estimar como a quantidade de produto não conforme varia ao longo do tempo, já que não há previsibilidade. Infelizmente, a tendência de qualquer processo que não recebe o devido acompanhamento é o estado caótico.

 

Normalmente nesse estado o gestor sabe que há um problema, porém não tem a mínima ideia do que fazer. Os esforços de otimização são frustrados pela presença de causas especiais, e modificações no processo não obtém sucesso perceptível pois as mesmas causas especiais não foram eliminadas e continuam gerando variabilidade no resultado.

 

A única forma de sair desta situação é eliminando as causas especiais, e ao fazer isso, pode haver uma mudança para duas situações distintas.

 

A primeira delas é a passagem do estado caótico diretamente para o ideal. Isso ocorre quando a eliminação de causas especiais é suficiente não apenas para controlar o processo, mas também para trazer o produto para a faixa de especificação.

 

Já a segunda ocorre quando eliminamos as causas especiais, porém não conseguimos atingir a especificação, o que caracteriza a situação do Estado Limiar. Nesse caso, para finalmente alcançar o estado ideal, será necessário fazer modificações no processo que reduzam a variabilidade natural e garantam o atingimento da especificação.

 

Conclusão

 

O conhecimento profundo do processo é fundamental para que os produtos sejam produzidos de forma econômica (baixo custo) e conforme as especificações do cliente. Este conhecimento só é possível através da coleta, tratamento e análise dos dados.

 

Conhecendo as características do processo, suas falhas e as causas especiais das não conformidades pode-se, através do envolvimento dos técnicos e operadores, transformar processos caóticos em processos ideais.

 

Na MERITHU entendemos que o controle de processo é a única forma de otimizar os custos de maneira consistente, atendendo de forma completa os requisitos especificados pelos clientes.

 

Se você deseja ter resultados surpreendentes e previsíveis, nos procure, pois possuímos uma equipe especializada em conduzir análises de causa nos processos e resolver os problemas.

 

 

Bibliografia

 

  1. WHEELER, Donald J., CHAMBERS, David S., Understanding Statistical Process Control, second edition, SPC Press, Knoxville, Tennessee, 1992
  2. RIGDON, Steven E., How Do You Improve a Process?, Artigo publicado na ASQC´s magazine, Quality Progress, August 1990.

 

 

Autores:

 

 

Carlos Zilli

 

É Diretor e Consultor da MERITHU Consultoria, além de atuar como professor em cursos de graduação e pós-graduação / MBA. Durante seus 34 anos de trajetória, auxiliou organizações a melhorar seus desempenhos na área comercial, a reduzir custos e despesas, redesenhar processos, estruturar programas de inovação e gestão dos ciclos financeiros. É graduado em Engenharia Mecânica, tem MBA em Engenharia da Produção e é Mestre em Engenharia de Produção, todos pela UFSC.

 

 

Alexandre Rodrigues Conill Gomes

 

Atualmente é consultor no Rio Grande do Sul da MERITHU Consultoria. Durante sua trajetória, atuou na área de vendas e engenharia de processos, enquanto que no setor público trabalhou no nível central da vigilância da qualidade da água na Secretaria da Saúde do RS, auxiliando a coordenação das ações de todo o estado. É formado em Engenharia Química pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul, com mobilidade na University College Dublin, na Irlanda. Atualmente cursa MBA em Gestão de Projetos na Unisinos.

 

MERITHU Consultoria

Somos uma empresa de Consultoria que acredita que o desenvolvimento humano é o principal fator de geração de Resultados para uma organização.

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