Guia Definitivo da Mentoria Organizacional Interna

Guia Definitivo da Mentoria Organizacional Interna

Como vimos no artigo anterior do blog (Coaching, mentoring ou consultoria: como diferenciar e escolher), o mentoring é recomendado para o desenvolvimento de competências de liderança, habilidades técnicas ou gerenciais na prática através da experiência de pessoas mais seniores. A prática deste método de desenvolvimento dentro das organizações, é o que chamamos de Mentoria Organizacional Interna. Neste guia, explicamos o que é a Mentoria Organizacional Interna e como implantá-la em sua empresa.

 

A Mentoria Organizacional Interna é a mentoria voltada para o universo das organizações, com objetivos voltados aos interesses comuns entre mentor, mentorado e organização. A denominação “interna” indica que os envolvidos no processo são colaboradores da empresa. Este tipo de mentoring visa o desenvolvimento dos colaborados com o intuito de preparar, reter e aproveitar melhor os talentos, formar novos líderes, aumentar a integração entre as áreas e fazer a gestão do conhecimento.

 

Na MERITHU, acreditamos no poder desta metodologia de desenvolvimento. Por isso, com base na nossa experiência interna, em clientes e nas bibliografias mais relevantes no tema, levantamos 10 pontos essenciais para implantar um Programa de Mentoria Organizacional Interna de sucesso.

 

10 Passos para implantar um Programa de Mentoria Organizacional

 

1. 1. Definição dos objetivos do programa

 

O primeiro passo é a definição dos objetivos desse programa, ou seja, qual problema este programa pretende resolver? Em geral, esses objetivos devem alinhar os interesses dos colaboradores e os da empresa, para que todos caminhem na mesma direção. Na MERITHU, nosso objetivo com as mentorias é “potencializar o desenvolvimento dos sócios aproveitando e compartilhando a experiência prática dos sócios mais seniores”. Assim, desdobramos esse objetivo central em três objetivos específicos (i) Desenvolver as competências MERITHU nos sócios; (ii) Apoiar nas dificuldades relacionadas as tarefas diárias; e (iii) Fornecer orientações quanto ao desenvolvimento técnico como consultor.

 

Você pode usar esses exemplos como inspiração para identificar as necessidades da sua empresa e seus colaboradores, ou focar em outros benefícios da mentoria, como por exemplo: (i) Alavancar resultados de uma unidade de negócio específica; (ii) Apoiar programas de desenvolvimento cultural; (iii) Auxiliar na transformação digital da empresa; (iv) Preparar candidatos à sucessão; e (v) Otimizar a gestão de conhecimento técnico e tácito. O importante é que você entenda o motivo de escolher esses objetivos para o programa e, a partir deles, defina indicadores que consigam mensurar o resultado dele.

 

1. 2. Estruturação do programa como um Ciclo de Mentoria

 

Para obtenção dos melhores resultados, é importante que o programa seja estruturado em uma forma cíclica, ou seja, que tenha um começo, um meio e um fim. Segundo Marcus Ronsoni no livro “Mentoring – Manual do mentor organizacional”, essa estrutura proporciona constância da motivação, do envolvimento e da profundidade do mentorado do início ao fim do processo.  Isso acontece pois cada mentorado estabelece objetivos de desenvolvimento para alcançar ao fim do programa, dando um prazo para o atingimento deles e permitindo a reflexão posterior sobre desenvolvimento ao longo do ciclo.

 

Na MERITHU, atrelamos o Ciclo de Mentorias ao processo semestral de avaliação de desempenho dos sócios. Assim, nosso Ciclo também é semestral, permitindo que o mentorado defina objetivos com base nos feedbacks da avaliação anterior e perceba sua evolução através da avaliação seguinte.

 

1. 3. Lançamento do ciclo e palestra de sensibilização

 

Após a estruturação do ciclo, de suas etapas e das datas de início e fim, é importante que o ciclo seja lançado oficialmente para todos os colaboradores. O lançamento oficial tem como objetivo que todos saibam as regras do programa, assim como entendam os benefícios de participar do mesmo. Nessa oportunidade, deve-se fazer uma palestra de sensibilização, explicando a importância do programa para os seus colaboradores, além de evidenciar os objetivos a serem atingidos com o trabalho.

 

Na MERITHU, fizemos o lançamento através da construção de material descritivo para leitura e vídeo informativo. Após isso, os sócios foram convidados a participar de um bate-papo para tirar dúvidas sobre o processo. Além disso, agendamos datas específicas para os mentores serem treinados, fazendo com que eles se sintam suportados pela empresa e tenham mais incentivo a participar.

 

1. 4. Seleção dos mentores

 

O programa de mentoria organizacional interna é voluntário, pois o desenvolvimento pessoal parte de uma necessidade interna do mentorado. Isso não significa que a seleção de mentores e mentorados não deva seguir critérios. Para os mentores, é importante entender que uma relação de mentoria pressupõe que o mentor é um indivíduo influente no seu ambiente de trabalho. Isso significa, que é alguém com experiência e conhecimento avançados, que esteja empenhado em proporcionar apoio e mobilidade ascendente ao mentorado e que seja capaz de encontrar respostas e caminhos para os dilemas de desenvolvimento e carreira. Acima disso, é importante que o mentor tenha experiência específica para guiar o mentorado através dos objetivos específicos do seu programa. Então, não escolha mentores que tem dificuldade com o uso de tecnologia para seu programa de mentoria em transformação digital.

 

1. 5. Seleção dos mentorados

 

Em empresas menores, talvez seja possível disponibilizar a oportunidade de mentoria para todos os colaboradores. Entretanto, a medida que a empresa cresce, isso pode não ser trivial. O programa de mentoria organizacional interna é um investimento de recursos da organização, por isso, é importante que se selecione mentorados que tenham o desejo verdadeiro de se desenvolver. Assim, sugerimos que sua empresa aprenda a identificar os “fazedores de diferença”, como foram chamados por Michael Mankins e Éric Garton em seu livro “Tempo, Talento e Energia”.

 

Eles defendem a tese de que as pessoas de maior desempenho dentro de uma empresa apresentam uma “assinatura comportamental” distinta dos demais, com comportamentos específicos semelhantes entre esse grupo e extremamente alinhados com a cultura da empresa, modelo de negócio e estratégia. Essas pessoas fazem a diferença na sua empresa devido ao grande alinhamento com o negócio. Buscar identificar essa “assinatura comportamental”, em conjunto com o desejo de se desenvolver dentro dos objetivos do programa de mentoria, pode ser a chave para obter os melhores resultados.

 

1. 6. Workshop de formação para mentores

 

O workshop de formação para mentores é um ponto chave do processo, pois para muitos é onde percebem que o processo está realmente começando além de equalizar os conhecimentos dos mentores, criando uma identidade única ao programa. Um bom workshop deve ter dois conteúdos essenciais: (i) Princípios da mentoria e (ii) Técnicas e ferramentas. É importante que os mentores dominem completamente o primeiro item e tenham algumas opções do segundo.

 

Os princípios da mentoria são a base do programa. Nessa parte, é importante que os mentores entendam que as mentorias são conversas individuais de uma a duas horas, onde busca-se identificar lacunas de conhecimento, mostrar novos caminhos e alternativas, desenvolver ações concretas de desenvolvimento e acompanhar a evolução das mesmas, identificando e auxiliando em eventuais dificuldades. Além disso, é importante que os mentores estejam preparados para atuar através do “diálogo socrático”. Ou seja, utilizar de perguntas abertas para instigar o mentorado a refletir e buscar conceitos que estavam ocultos na sua mente.

 

1. 7. Definição das duplas

 

Com base nos objetivos do programa, você pode optar por realizar a formação das duplas de mentores e mentorados onde os participantes encontram sua dupla ou onde a equipe organizadora monta as duplas. Na MERITHU, disponibilizamos as experiências dos mentores e deixamos que os mentorados escolham os mentores que acreditam que possam ajudá-los mais. Também é possível que a equipe que organiza o programa de mentoria defina as duplas com base no conhecimento que possui dos participantes.

 

Em ambos as situações, é importante que se considerem dois aspectos: perfil comportamental da dupla, experiências do mentor e necessidades do mentorado. O importante é que se entendam as necessidades de desenvolvimento do mentorado e se busque conectá-lo com mentores que já superaram esses desafios em suas carreiras ou que tenham experiência no assunto. Essa determinação é facilitada quando a responsabilidade da escolha do mentor é do mentorado, porém pode ser feita pela equipe organizadora através de entrevistas com os mentorados, seus gestores ou mesmo as avaliações de desempenho anteriores.

 

1. 8. Sessões de mentoria

 

A partir da definição das duplas, já é possível iniciar as mentorias. A forma de organização de cada sessão ao longo do ciclo, cronograma de cada uma e como conduzi-las é um assunto extenso, porém é importante que se observe três tipos de sessões: planejamento, acompanhamento e encerramento. A primeira sessão deve ser de planejamento do ciclo, onde mentor e mentorado devem se conectar e identificar quais são os objetivos de desenvolvimento do mentorado, explorando as avaliações de desempenho do mentorado e as percepções do mesmo sobre elas.

 

As sessões de acompanhamento são o cerne da mentoria, onde a dupla define ações que compõem o plano de desenvolvimento individual do mentorado, explorando os objetivos e identificando as causas que impedem a melhoria. Assim, a cada sessão, o mentor avalia a realização das ações propostas no encontro anterior. A partir dessa avaliação, serão definidas novas tarefas. Na MERITHU, recomendamos que no início do processo seja definido um objetivo de desenvolvimento para cada sessão, e que apenas esse seja abordado na conversa. Já a última sessão será de encerramento do ciclo. Além de se avaliar a realização das últimas ações, a dupla deve avaliar os resultados do ciclo como um todo, entendendo a evolução do mentorado em direção aos objetivos propostos inicialmente.

 

1. 9. Acompanhamento do Ciclo de Mentorias

 

Marcus Ronsoni sugere que os mentores sejam acompanhados por um supervisor, que deve ter experiência em intervenções comportamentais ou Executive Coaching. A proposta é que para o primeiro ciclo do mentor, a supervisão seja individual e realizada pelo menos quatro vezes. Nesse acompanhamento, avaliam-se as práticas da sessão e consolida-se os aprendizados, também auxiliando em eventuais dificuldades de condução do processo de mentoria. Na MERITHU, o nosso Comitê de Pessoas e Sócios cumpre o papel de ser o mentor dos mentores, realizando um encontro entre os mentores no meio do programa de mentoria com a intenção de trocar experiências e buscar soluções de forma colaborativa.

 

1. 10. Fechamento do ciclo e avaliação de resultados

 

Após todas as duplas terem realizado a sessão de encerramento, realiza-se o fechamento do ciclo. Nessa etapa, é interessante que se reúnam todos os agentes do processo (Mentor, mentorado, gestor do mentorado, supervisor das mentorias e representante da área de recursos humanos). A conversa terá foco no atingimento, por parte do mentorado, dos objetivos definidos no início do processo de mentoria. Após essa conversa, os responsáveis pelo processo devem consolidar todas as informações para identificar aspectos positivos e negativos do ciclo, bem como o atingimento dos resultados através dos indicadores definidos para o ciclo.

 

Na MERITHU, realizamos o processo de encerramento e de avaliação através de uma pesquisa de satisfação sobre o ciclo, onde tanto mentor quanto mentorado avaliam cada etapa do ciclo e propões sugestões de melhorias. É a partir dessas informações que buscamos melhorar continuamente nosso ciclo de mentorias. Já o resultado de cada mentorado é avaliado na avaliação de desempenho do mesmo após o ciclo.

 

 

Implantar um Programa de Mentoria Organizacional dentro de sua empresa é uma forma efetiva, rápida e barata de desenvolver seus talentos internos. Na MERITHU, entendemos que também é um processo em constante evolução, mudando de acordo com as necessidades da empresa e dos colaboradores. Apesar disso, os 10 passos mencionados neste guia são a base para o sucesso do programa. Agora que você já sabe o que precisa fazer, está esperando o que para começar? Depois que implantar, volte e nos conte como foi!

 

Bibliografia:

1. RONSONI, Marcus; GUARESCHI, Jean. Mentoria organizacional: Manual de implantação de programa interno. São Paulo: Primavera Editorial, 2018.
2. RONSONI, Marcus. Mentoring: Manual do mentor organizacional. São Paulo: Primavera Editorial, 2020.
3. MANKINS, Michael; GARTON, Eric. Tempo, Talento, Energia: Supere as amarras organizacionais e alcance todo o potencial produtivo da sua equipe. São Paulo: Figurati, 2017.

 

 

Autores:

 

 

Karen Medroa

 

É consultora Sênior na MERITHU Consultoria no Rio Grande do Sul. Durante os 7 anos de sua trajetória adquiriu experiência em gestão, controladoria e implantação de projetos complexos, atuando em projetos de governança familiar, melhoria de receita, gestão de contratos, estruturação e implantação de modelo de gestão, treinamentos internos e educação corporativa, implantação de ERP, reestruturação de processos e formulação estratégica. É Economista formada pela UFRGS e Mestra em Administração pela PUCRS com ênfase em Estratégia, Organização e Sociedade e pesquisadora na área de inovação social.

 

 

Éric Grings

 

É Consultor da MERITHU Consultoria no Rio Grande do Sul. Durante sua trajetória profissional atuou em desenvolvimento de produto, dimensionamento de produção e também redução de custos de produção. É graduando em Engenharia Química pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul e possui Extenções Universitárias em Professional & self Coaching, Bussiness & Executive coaching e Master Coach pelo Instituto Brasileiro de Coaching.