Domine os Gastos Empresariais: Conceitos Essenciais e Práticas Eficazes para Reduzir Custos
PARTE I: controle e otimização dos CUSTOS
Custos é igual unha, precisamos controlar e cortar toda semana! Para indústria, comércio, serviços, empresas de qualquer tamanho e setor, compreender e gerenciar custos de forma eficaz é não só uma questão de sobrevivência, mas também uma alavanca para o crescimento e competitividade. De startups a grandes multinacionais, a alocação estratégica de recursos será determinante para o sucesso ou o fracasso. Navegar pelas complexidades dos custos é um desafio para toda empresa, que precisa entender as dimensões e a natureza dos seus custos e assim explorar estratégias de redução e eficiência.
CONCEITOS TÉCNICOS DE CUSTOS
Os custos de uma organização contemplam todos os gastos incorridos no processo de produção de bens (conhecido como CPV); no processo de prestação de serviços (conhecido como CSV); e no processo de compra de mercadorias para revenda do comercio do varejo/atacado (o CMV). Desde insumos, hora extra e transporte até embalagens, comissões sobre vendas e depreciação, os componentes dos custos da empresa são os mais diversos. Embora é comum chamarmos tudo de forma abrangente de custos, eles podem ser divididos em 4 tipos e são classificados conforme sua característica: custos fixos ou variáveis, custos diretos ou indiretos.
- CUSTO FIXO
O custo fixo é aquele que permanece inalterado independente da produção ou consumo, e é necessário para o funcionamento da organização, por exemplo: aluguel ou telefone. São previsíveis, todavia podem não ser sempre os mesmos, como os impostos (excetuando o imposto sobre vendas).
- CUSTO VARIÁVEL
Já o custo variável oscila periodicamente de acordo com alguma variável (normalmente a produção), por exemplo manutenção ou hora extra. Tem um caráter de imprevisibilidade e são menos frequentes, você sabe que virão, não sabendo precisar quando ou qual será seu valor.
- CUSTO DIRETO
Custo direto, como seu próprio nome diz, está diretamente ligado à produção, por exemplo matéria-prima ou mão de obra da operação. Seu cálculo é fácil de ser mensurado, basta somar o gasto realizado e dividir pela mercadoria produzida de um período específico.
- CUSTO INDIRETO
Já custo indireto, embora também esteja atrelado à produção, não tem uma relação tão clara, por exemplo energia elétrica e frete. Seu cálculo é mais complexo pois é difícil de afirmar o gasto de recurso específico para a produção de determinado produto, sendo comum a utilização de critérios de rateio, o que acaba gerando perda na sua assertividade.
Vale lembrar que estes cálculos e classificações podem sofrer alguma alteração em função da característica contábil, da operação ou do segmento, distinguindo-se de uma empresa para a outra. Independente de qual seja, o importante é saber que seu controle minucioso torna crucial o planejamento da produção pelo PCP e as definições e alterações da precificação pelo comercial, de forma a garantir a máxima geração de receita e sustentabilidade financeira.
COMO MANTER SUAS CONTAS EM ORDEM?
Entender onde e porque eles ocorrem permite que as empresas adotem estratégias direcionadas de gestão de custos. Faça uma análise abrangente para identificar os geradores de custos mais significativos da sua organização, priorize os maiores gastos com relação à sua representatividade e entenda sua relação de causa e efeito.
No âmbito de custos diretos e variáveis, iniciativas como manufatura enxuta, otimização da cadeia de suprimentos, gerenciamento de estoques e melhoria da eficiência global dos equipamentos (OEE) podem gerar economias significativas. Ao simplificar os processos de produção, rastrear com mais precisão sua demanda e estoque atual, negociar melhores acordos ou preços mais favoráveis com fornecedores e minimizar o desperdício, poderão fazer seus custos cair, sem comprometer a qualidade do produto ou a satisfação do cliente.
Já no âmbito de custos indiretos e fixos, iniciativas como processos administrativos eficientes, grupos de melhoria contínua, a otimização da utilização de recursos e a adoção de soluções tecnológicas podem ajudar as empresas a mitigar os gastos. Sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), cloud computing, por exemplo, podem automatizar seus processos e reduzir a necessidade de investimentos e abordagens como OBZ (Orçamento Base Zero) propõe a readequação dos gastos estipulados para se chegar a um budget mais convergente.
Além disso, as empresas devem permanecer atentas na identificação dos custos ocultos ou invisíveis que são aqueles que não fazem parte do sistema de custeio tradicional e por isso são mais complexos de serem mensurados. Ociosidade na produção, retrabalho, refugo, serviços redundantes, atividades sobrepostas, etc podem representar de 15% e 40% da capacidade empresarial. Implantação de um processo de controle de qualidade deficiente, o gerenciamento eficiente de estoques realização regular de auditorias e análises de desempenho de produtividade das áreas finalísticas são ações que poderão trazer melhorias incrementais e reduzir estes percentuais de perdas.
FIQUE ATENTO AS BOAS PRÁTICAS
Nem tudo pode ser avaliado como um custo a ser evitado, também devemos considerar os custos estratégicos, que abrangem investimentos em lançamentos de novos produtos, inovação e P&D, campanhas de marketing e iniciativas de expansão. Embora sejam difíceis de serem mensuráveis e não produzam um retorno imediato, são essenciais para o crescimento e a competitividade a longo prazo. Equilibrar a gestão destes recursos de longo prazo com a revisão dos custos de curto prazo requer prudência e austeridade, afinal toda organização deve entregar um produto de qualidade, agregando valor ao seu cliente.
Além disso, a transparência e responsabilização dos custos é de suma importância por parte de todos os envolvidos ainda mais nas áreas de contabilidade e controladoria. O estabelecimento de mecanismos claros de alocação de custos, apontamento até o último nível de unidade gerencial básica (centros de custos), um plano de contas estruturado são exemplos de boas práticas que devem ser adotadas pelas empresas, considerando que usualmente as variáveis receita e controle de dados acabam sendo tratadas como grandezas inversamente proporcionais.
Portanto, na busca pela excelência, a otimização de custos é um ciclo de melhoria e inovação contínuas que requer um gerenciamento cuidadoso. Promover uma cultura de consciência dos gastos, adotar estratégias de redução, capacitar os funcionários no método e permitir a contribuição de ideias para a redução de custos fazem parte de uma gestão de custos eficaz. Somadas, estas estratégias podem fazer aumentar a rentabilidade, melhorar a eficiência e gerar uma vantagem competitiva, tornando sua empresa mais longeva e superando seus concorrentes.
