Home Office planejado: prepare sua empresa para esta transformação

Home Office planejado: prepare sua empresa para esta transformação

Se a tendência do home office já estava muito acelerada nos últimos anos com a normatização do modelo em 2017, com a pandemia até as empresas mais tradicionais e resistentes à mudança tiveram que experimentar este novo formato de trabalho. Este tema foi alvo de diversas pesquisas e discussões, que buscavam entender os principais impactos do modelo no mundo corporativo. Isto acabou ocasionando um boom histórico no número de buscas na internet relacionadas ao home office. Portanto, este artigo foi criado com o intuito de reunir diversos dados de pesquisas realizadas nos últimos anos em relação ao tema e responder as seguintes perguntas:

 

• Como o home office vem evoluindo no Brasil desde seu surgimento?
• Como é o macroambiente brasileiro para a prática do trabalho remoto?
• Por que a adesão a este formato vem em crescimento acelerado?
• Como criar um modelo de home office planejado, evitando cair nas armadilhas desta prática?

 

OS MARCOS DO HOME OFFICE NO BRASIL

 

Por mais que o tema tenha ganhado maior repercussão apenas nos últimos anos, o tema foi oficializado no Brasil em 1997, durante o Seminário Home Office/Telecomuting. Em 1999, a Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (SOBRATT) foi fundada, com o intuito de disseminar o conhecimento do mundo do trabalho à distância, influenciando, assim, na melhoria da condição social, política e econômica do nosso País. Neste período o acesso a internet e a tecnologias, como computadores pessoais, não era popular.

 

Após seu surgimento no País, a modalidade passou por um longo período de resistência cultural, não só por conta da baixa maturidade tecnológica e de infraestrutura do Brasil, mas também pela insegurança gerencial das organizações, que acreditavam haver um alto risco de perda de controle de seus colaboradores. A legislação também gerava receio, pois o texto trazia definições muito vagas quanto ao trabalho remoto. Por mais que tenha havido muitos questionamentos e desconfiança em relação ao modelo, este foi um período importante para a maturação do modelo: apesar de toda a insegurança, as empresas que se arriscaram a aplicar conseguiram provar seus resultados positivos em diversas vertentes. Foi o caso do Tribunal de Contas da União, que aplicou o modelo em 2009 e mensurou um aumento significativo na produtividade de seus colaboradores.

 

A forte popularização da tecnologia e o surgimento da Geração Y (denominada geração flexível) em cargos de liderança, pressionou a aderência ao trabalho remoto no País, o que acabou desencadeando a normatização do modelo no Brasil em 2017, dando origem a uma nova etapa do movimento.

 

A normatização do modelo veio em 2017, com a Reforma Trabalhista, onde, apesar de ainda apresentar algumas deficiências no texto, a mudança trouxe mais segurança jurídica para as organizações e isso impulsionou o movimento. Em forte aceleração já em 2019, a explosão da pandemia do COVID-19 forçou todas as empresas a aderirem o modelo e adaptarem-se urgentemente ao mesmo.

 

ANÁLISE DO MACROAMBIENTE BRASILEIRO PARA O HOME OFFICE

 

Em 2019, em uma convenção na Austrália chamada Flexible Working Day, as características que definem o trabalho flexível no Brasil foram analisadas sob quatro aspectos:

 

• LEGISLATIVO
• CULTURAL
• ECONÔMICO
• INFRAESTRUTURA

 

Em relação ao ambiente Legislativo, por ter uma normatização recente e um texto um tanto breve com diversos pontos não esclarecidos, este aspecto brasileiro é classificado como desfavorável para a aplicação do trabalho remoto.

 

No que tange o ambiente Cultural, o trabalho flexível no Brasil também encontra obstáculos. O brasileiro, no geral, é um povo que prefere o contato face a face e valoriza a presença física, fazendo com que muitos gestores brasileiros acreditem que seu controle sobre seus liderados será perdido com a prática.

 

O ambiente Econômico é favorável. Isso porque o Brasil está saindo da pior crise econômica da sua história, onde os cinco anos de grande recessão obrigaram as empresas a reverem seus custos de funcionamento. Considerando que, no Brasil, os custos imobiliários são o segundo maior gasto indireto de uma empresa, o trabalho remoto passou a ser a solução encontrada para otimizar o uso de seus escritórios.

 

Por fim, o ambiente de Infraestrutura é desfavorável, por conta da irresponsável administração de recursos por parte dos governos brasileiros. O resultado disto é um déficit enorme na infraestrutura básica: a energia é inconstante, a rede de internet com banda larga só está disponível nos grandes centros e, mesmo assim, com grande instabilidade.

 

Ou seja, a conclusão que se pode tirar desta análise é que o ambiente do nosso País é desfavorável para a prática de home office. Mas então por que motivo o modelo não para de crescer?

 

DADOS DE HOME OFFICE NO BRASIL

 

Analisando os dados de home office no Brasil, é possível afirmar que o movimento vem em um crescimento acelerado nos últimos anos.

 

Desde que foi concebido no País, o home office conquista mais adeptos a cada ano que passa, entretanto, desde que houve a normatização do modelo (2017), nota-se uma evolução acelerada de adesão. Mesmo as empresas que ainda resistiam ao modelo, foram forçadas a aderi-lo com a pandemia da COVID-19 em 2020.

 

 

Além do forte crescimento mensurado entre os anos de 2016 e 2019, outros dados evidenciam a crescente aderência e consolidação do modelo nos últimos dois anos:

 

• 43% das empresas foram obrigadas a se adaptarem ao home office em uma semana (fonte: Tanure Associados/Valor Econômico, 2020);
• Mais de 70% das empresas pretendem adotar home office após a pandemia (fonte: FDC e Talenses, 2020);
• Globalmente, 50% dos empregados trabalham fora da sede da empresa pelo menos 2.5 dias por semana (fonte: IWG, 2019);
• 62% das empresas entrevistadas no mundo já possuem uma política de trabalho flex. No Brasil, o número sobe para 67% (fonte: IWG, 2019).

 

Mas por que motivo o modelo cresce tanto, mesmo em um País com o ambiente desfavorável para esta prática?

 

OS IMPACTOS DO HOME OFFICE NAS ORGANIZAÇÕES

 

A verdade é que o modelo tem o potencial de oferecer diversos benefícios para as organizações, pessoas e sociedade.

 

Dentre os vários benefícios que o modelo proporciona, selecionamos os seis que acreditamos ser os principais:

 

• Aumento de produtividade da equipe: 85% afirmaram que a produtividade aumentou nos negócios como resultado da flexibilidade (Fonte: IWG, 2019);
• Reduz stress das pessoas: 82% dos colaboradores remotos reportaram níveis menores de stress (Fonte: PGI, 2014);
• Reduz o turnover: 50% de queda nos pedidos de demissão em empresas que possuem um programa de home office (Fonte: Standford, 2015);
• Reduz os custos da empresa: 65% dos negócios afirmaram que um ambiente de trabalho flexível reduz o CapEx/OpEx (Fonte: IWG, 2019);
• Atrai talentos da nova geração: 83% das pessoas, podendo optar entre duas vagas de trabalho, recusariam a que não oferece home office (Fonte: IWG, 2019);
• Tendência para o futuro: 47% das empresas disseram que reduzirão o espaço físico de seus escritórios (Fonte: GPTW, 2020).

 

ENTRETANTO, NEM TUDO SÃO FLORES…

 

Por mais que o modelo ofereça diversos benefícios para diversos stakeholders, não é qualquer organização que consegue usufruir destes ganhos, pois é necessário muito PLANEJAMENTO para que o modelo seja benéfico. Segundo pesquisa da Fundação Instituto de Administração (FIA) revela que 67% das empresas tiveram dificuldades para implementar home office (2020).

 

O home office não se trata de empurrar as pessoas para casa, mas de repensar como elas podem realizar suas funções. Como disse Erin Kelly, professora da MIT em reportagem publicada pelo Valor Econômico: “O fato é que o tipo de trabalho que a maior parte dos profissionais vivencia hoje em suas casas é apenas um esboço do trabalho a distância mais estruturado defendido como tendência para o futuro”.

 

Por parte dos colaboradores, o home office não estruturado pode sobrecarregá-los: 62% das pessoas estão mais ansiosas e estressadas com o trabalho remoto do que estavam antes da pandemia (Fonte: GPTW, 2020).

 

COMO CRIAR UM HOME OFFICE PLANEJADO, CAPAZ DE COLHER OS GANHOS DO MODELO

 

De acordo André Brik, especialista em teletrabalho, fundador do Instituto de Trabalho Portátil e autor do livro “Além do Remoto”, a maturidade do modelo home office possui 5 níveis. São eles:

 

• Nível 1: Inércia;
• Nível 2: Improvisação;
• Nível 3: Transformação Cultural;
• Nível 4: Transformação Organizacional;
• Nível 5: Consolidação.

 

Grande parte das empresas brasileiras encontram-se no nível 2 de Improvisação, no qual as organizações são obrigadas a migrar para o modelo, mas continuam atuando da mesma forma, mas online.

 

 

Ilustração dos 5 níveis de maturidade do home office proposto por André Brik (2020)

 

Para chegar ao nível 3 de desenvolvimento, as empresas devem iniciar um processo de mudança cultural, preparando seus times para a nova forma de trabalho. Nesta etapa de transformação, a empresa deve focar suas energias em quatro pilares:

 

 

Ilustração dos quatro pilares de transformação proposto por André Brik (2020)

 

Um exemplo claro desta transformação é da Stefanini. De acordo com o Rodrigo Pádua, vice-presidente global de gente e cultura do grupo, a pandemia acelerou as mudanças na área de recursos humanos, em que foi proposto o projeto interno “Stefanini Everywhere“, onde os colaboradores da empresa podem optar por três modelos de trabalho remoto que serão implementados em até 18 meses: home office total, home office parcial e flexibilidade de horário (o funcionário cumpre a carga horária, mas dentro do período que for melhor para ele).

 

Isto se deu muito por uma percepção da empresa na pandemia de que a produtividade do time cresceu em torno de 10% e o NPS (Net Promoter Score), que é o nível de satisfação do cliente, cresceu em mais 10%. Todavia, a adesão a um destes modelos de trabalho remoto é uma escolha dos colaboradores, existem pessoas que preferem trabalhar presencialmente, seja por não possuírem um local adequado ou por terem um perfil que exige uma maior interação.

 

COMO SABER QUAIS COLABORADORES TEM PERFIL PARA O TRABALHO REMOTO 

 

Para garantir que o candidato a home office tenha as condições necessárias para trabalhar de forma remota, algumas características específicas devem ser analisadas:

 

• Disciplinado: na medida do possível, separa bem as vidas profissional e pessoal
• Organizado: gerencia seu tempo e o espaço do escritório
• Sistemático: estabelece prioridades, planeja-se e segue rotinas. Consegue estabelecer metas e procura alcançá-las
• Perfeccionista: não deixa suas iniciativas sem acabativa
• Compromissado: tem foco nos objetivos e compromisso com prazos
• Concentrado: lida bem com distrações
• Autossuficiente: lida bem com o isolamento e a solidão

 

Para apoiar nossos clientes e parceiros nesta análise, propomos uma análise de perfil dos colaboradores a partir de uma Certificação Internacional, na qual criamos com o cliente o perfil ideal de home office para a sua empresa e mensuramos a aderência de cada pessoa a este perfil. O perfil é cruzado com a performance das pessoas, de forma a se criar uma matriz visual para identificar os colaboradores mais aderentes ao trabalho remoto.

 

Exemplo de matriz Produtividade vs Perfil utilizada nos projetos da MERITHU (2020)

 

MAS COMO CRIAR O MODELO DE HOME OFFICE IDEAL PARA A MINHA EMPRESA?

 

Cada empresa tem sua cultura e forma de trabalhar, por isto, não existe um modelo de home office melhor que o outro, e sim o melhor para o seu negócio.

 

Por isso, aqui na MERITHU, a partir das análises de dados e tendências e dos modelos de trabalho remoto aplicados nas principais empresas do país, adaptamos quatro modelos com níveis de complexibilidade diferentes para ajudar nossos clientes e parceiros a implementar o home office ideal para seus negócios.

 

Quer saber o modelo ideal para o seu negócio? Entre em contato conosco!

 

 

Referências Bibliográficas:

 

• Além do Remoto (2020), André Brik e Amélia Caetano – Instituto Trabalho PortátilCruz, Gestão do teletrabalho (home office) no Brasil (2018), Lucineide Cruz e Evandro Lepletier – SOBRATT
• Pesquisas e artigos da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (SOBRATT): http://www.sobratt.org.br/
• Pesquisas e artigos do Instituto de Trabalho Portátil: https://www.trabalhoportatil.com.br/
• Os efeitos do home office integral na produtividade durante COVID19 (2020), TALENSES e Fundação Dom Cabral: https://online.fliphtml5.com/cbkwr/skkq/#p=22
• Stefanini colocará 50% de seus profissionais em home office (2020), Stefanini
• Home office chega para ficar, mas exige planejamento (2020), Valor Econômico: https://valor.globo.com/publicacoes/suplementos/noticia/2020/05/25/home-office-chega-para-ficar-mas-exige-mais-planejamento.ghtml

Stefanini colocará metade de seus profissionais em home office (2020), Blog da Stefanini: https://stefanini.com/pt-br/trends/noticias/stefanini-colocara-metade-de-seus-profissionais-em-ho

 

 

Autores:

 

 

Roberto Martini

 

Atualmente é consultor no Rio Grande do Sul da MERITHU Consultoria, possui 6 anos de experiência em atuações nacionais e internacionais nos mais variados segmentos. Possui formação em Engenharia de Produção pela Pontifícia Universidade Católica do Rio Grande do Sul com mobilidade acadêmica em Engenharia Mecânica pela Universidade do Algarve (Portugal).

 

 

Guilherme Canozzi

 

É Consultor da MERITHU Consultoria no Rio Grande do Sul. Durante seus 5 anos de experiência, atuou na aplicação direta de métodos ágeis, desenvolvimento e análise de indicadores, mapeamento e redesenho de processos, realização de diagnósticos empresariais e desenvolvimento de estratégias de Marketing. É Engenheiro de Produção formado pela PUCRS, com mobilidade acadêmica na Universidade do Algarve (Portugal).