Somente podemos mudar o que entendemos, e somente entendemos o que podemos enxergar. Diante desta máxima, e com o crescimento na busca pela melhoria de seus processos internos, as empresas começaram a modelar, com frequência, as suas atividades. Porém, cada pessoa desenhando da maneira que lhe julgava ser a mais apropriada, inclinada à sua área de atuação (tecnologia, qualidade, comercial, jurídico, etc.), nada mais natural do que serem criados inúmeros formatos distintos, não é mesmo?
Percebendo este cenário, foi desenvolvida uma simbologia gráfica, baseada no diagrama de atividades chamado de BPMN – Business Process Model and Notation, que em português pode ser traduzido por ‘Modelo e Notação de Processos de Negócio’. Inicialmente criada pela BPMI – Business Process Management Initiative, após passar por algumas mudanças, a OMG – Object Management Group assumiu a responsabilidade sobre o tema, que, desde 2011, conta com a versão mais atual, intitulada de ‘BPMN 2.0’.
A notação nada mais é do que um padrão de ícones para a modelagem de processos de negócios, cujo objetivo é facilitar a vida de quem precisa desenhar seu processo e, principalmente, de todos que devem visualizá-lo. Ela fornece uma visão gráfica comum para os envolvidos, buscando, sobretudo, a padronização de conceitos e formatos.
Simbologia utilizada
Visto que o objetivo da BPMN é de simplificar o processo de modelagem, a notação se resume a um pequeno grupo de símbolos gráficos, que podem ser divididos em:
I. Events: com formato de círculo, representam a ocorrência de início, intermediário e fim, podendo ser desdobrados em: timer, mensagem, sinal, link, compensação, escalação, condicional, paralela e múltiplo;
II. Activities: com formato quadrado, representam a execução de subprocesso ou tarefa, podendo ser desdobradas em: manual, usuário, serviço, script, regra de negócio, envio e recebimento;
III. Gateways: com formato de losango, representam as entradas e saídas, podendo ser desdobrados em: exclusivo, inclusivo, paralelo e complexo;
IV. Connections: com formato de traço, representam o sentido do fluxo, podendo ser desdobradas em: sequência, mensagem e associação;
V. Swim Lanes: com formato de retângulo, representam os agentes envolvidos, podendo ser desdobradas em: piscina e raia;
VI. Artefacts: representam informação adicional, podendo ser desdobrados em: dados, agrupamento, anotação, cabeçalho e subprocesso.
Benefícios trazidos pela notação
Com a formalização da sequência de atividades de ponta a ponta, e fornecendo um nível considerável de detalhamento de seu passo a passo, a notação provê benefícios a diversas partes interessadas (especialistas ou não): analistas de negócios, usuários do processo, gerência e coordenação, desenvolvedores de sistema e até consultores externos e parceiros.
Vantagens geradas:
- Unificação da simbologia;
- Visualização intuitiva;
- Documentação do processo;
- Implantação de novos processos;
- Reprojeto de processos existentes;
- Automatização de processos.
Ferramentas para modelagem
De nada adianta uma simbologia própria e padronizada, se seus fluxogramas ainda são mapeados com pincel atômico e flipchart. Hoje em dia, o mercado dispõe de diversos programas de tecnologia para modelagem de processo, de forma rápida e eficiente. Existem opções para uso pessoal e corporativo, offline e web, nas modalidades paga ou gratuita.
Além de oferecer uma série de funcionalidades, variedade de elementos e cores, alguns oferecem recursos mais avançados de importação e exportação de fluxos de outros aplicativos, geração de imagens 3D, infográficos, organogramas ou mapas mentais, validação e integridade de critérios, conversão em jpg, pdf, bpm, xml e outras extensões. Abaixo, tabela com a relação de alguns dos programas disponíveis:
Em suma, pode-se afirmar que a notação BPMN trouxe uma simbologia específica e adequada, com diversas vantagens, sendo a mais importante delas o alinhamento no nível de conhecimento dos colaboradores, dos mais variados níveis da organização, no entendimento do impacto de suas atividades e resultado esperado de cada processo.Mesmo que possam parecer complexas ou trabalhosas, a maior parte das atividades é contemplada com a utilização de apenas 20% dos ícones, e a velocidade na execução da modelagem acontece de forma natural, depois do quarto ou quinto processo mapeado. E, ainda que demande treinamento e certa experiência, não é necessário ser um profissional de TI ou especialista no negócio para elaborar este raio-x completo acerca de um processo.
Autores:
Diego Nardin
Atualmente é consultor no Rio Grande do Sul da MERITHU Consultoria. Durante os 13 anos de sua trajetória profissional auxiliou organizações a melhorar seu desempenho com ênfase na Reestruturação Organizacional e de Processos, Gestão de Projetos, Formulação Estratégica e Gerenciamento da Rotina do Dia-a-Dia. É Administrador de Empresas formado pela PUCRS e especialista em Finanças Empresariais pela ESPM. Possui cursos em análise econômica financeira, green belts, six sigma e sistema de gestão avançado.
Fabiano Ávila
É Consultor da MERITHU Consultoria no Rio Grande do Sul. Durante sua trajetória acadêmica e profissional, teve experiências no Núcleo de Interações Multidisciplinares – Escola de Engenharia da UFRGS, voltado à gestão de projetos, e na Dell Computadores do Brasil, trabalhando em times responsáveis pelo processo de comissionamento de parceiros e controle de despesas. É Engenheiro de Produção formado pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).
