Menos é mais, quando se trata de KPIs
“Se você não tem item de controle, você não gerencia.” – Kaoru Ishikawa
Durante nossa trajetória de Consultoria em Gestão, nos deparamos com dúvidas sobre como criar um sistema de indicadores que realmente auxilie os gestores a obter melhores resultados.
Frequentemente, vemos a criação de inúmeros indicadores em todas as áreas, o que faz com que as pessoas trabalhem muito mais para mantê-los atualizados, do que de fato os utilizem na melhoria dos seus resultados.
Então, qual o melhor caminho? Como ter certeza que implantamos e acompanhamos os indicadores corretos? Qual a quantidade certa de indicadores a serem monitorados?
Para auxiliar nesta reflexão, listamos algumas práticas úteis na implantação de um sistema de medição de resultados.
Iniciar a escolha dos indicadores pelo nível estratégico
A escolha do indicador global (aquele que foi definido através da estratégia da empresa) deve nortear as demais escolhas. Iniciando pelos indicadores financeiros e econômicos inicia-se pela sobrevivência da organização. O desdobramento para os níveis tático e operacional trará os demais indicadores (qualidade, custo, atendimento, pessoas, sociedade, etc.) que se bem gerenciados irão garantir o alcance do indicador global.
Priorizar os indicadores alinhados com os objetivos estratégicos para o ano
Os indicadores devem refletir os resultados dos processos gerenciados pelo gestor. Dependendo do momento da organização, é possível que um gestor seja responsável por diversos processos e isso acarrete em ter muitos indicadores. Para estes casos, sugerimos priorizar a atuação nos indicadores com maior impacto nos objetivos estratégicos definidos para o ano.
Ter indicadores simples e de fácil compreensão
As pessoas conseguem bons resultados quando entendem o que estão fazendo e observam evolução. Um sistema de medição de resultados deve ser simples de entender, sem necessitar explicações demoradas e complexas, para informar as pessoas claramente onde elas estão e qual a evolução do seu trabalho.
Ter poucos indicadores por gestor
Os recursos na organização são finitos. Não é possível atuar em todas as frentes, logo a priorização é necessária. Segundo o psicólogo George A. Miller, considerado um dos criadores da ciência cognitiva moderna, e a nossa experiência demonstram que selecionar de 5 a 7 indicadores por gestor permite o melhor direcionamento de esforço e consequente melhoria nos resultados.
O assunto sobre indicadores não se esgota nestas dicas. A nossa certeza é que sem eles não é possível evoluir nas melhorias e que o excesso e/ou a má escolha torna a empresa lenta, burocrática, sem foco e sem Resultados.
CARLOS AFONSO ZILLI | Sócio Diretor e Consultor da MERITHU
Referências:
Miller, G.A. (1956). The magical number seven, plus or minus two: Some limits on our capacity for processing information. Psychological Review, 63, 81-97;
Francischini, A. Indicadores de desempenho: Dos objetivos à ação – Métodos para elaborar KPI´s e obter resultados, RJ, 2017;
FNQ – Transformando o sistema de indicadores – Avaliação do desempenho global sob a ótica do MEG – 1ª edição, 2015.
