Não basta atingir os resultados de forma aleatória. O principal objetivo de um gestor é atingir metas de forma consistente, sabendo que aquele resultado foi conseguido porque os padrões estabelecidos foram seguidos de forma disciplinada. Muitas empresas possuem processos que trazem resultados com um comportamento de sobe e desce igual a um serrote – num mês atinge a meta, no outro não. Este comportamento identifica uma falta de controle dos processos, e é sintoma de um sistema de gestão falho.
O que se espera de uma organização com alta qualidade é manter sempre os resultados; que todos os produtos sejam fabricados nas mesmas especificações; que todos os serviços sejam feitos com os mesmos procedimentos; enfim, que todos os produtos/serviços sejam entregues sem distinção entre unidades. Um sistema de gestão em que a padronização e a estabilização de processos são consideradas prioridade permite alcançar esse alto nível de qualidade entregando aquilo que o cliente deseja de maneira perene.
A padronização é conseguida através da implementação de uma rotina que dê previsibilidade ao resultado entregue. Essa é uma das missões do gestor: garantir altos níveis do Gerenciamento da Rotina para alavancar o negócio.
A forma de verificar se a rotina está preparada para produzir produtos/serviços previsíveis é realizar um monitoramento constante da execução dos padrões e verificar a conformidade dos resultados.
Mas como ter certeza de que temos uma rotina?
O modelo de diagnóstico apresentado na figura 1 e incorporado em diversas empresas brasileiras, segue uma avaliação lógica e linear. Avaliam-se 30 atividades da rotina de produção ou prestação de serviço a fim de qualificar, de forma geral, o desempenho no ciclo PDCA (Plan, Do, Check e Action) e no ciclo SDCA (Standardarize, Do, Check e Action). O resultado deste diagnóstico pode ser representado por um percentual de aderência ao modelo de gerenciamento da rotina.
Figura 1: Resultado da aderência ao Gerenciamento da Rotina – Fonte: adaptado de Falconi (2009)
A partir do diagnóstico observamos que existem oportunidades de melhorias no sistema de gerenciamento da rotina da empresa, mas qual a melhor abordagem?
Para responder esta questão aconselhamos olhar quais os resultados que este sistema atual está apresentando. Para isso, podemos correlacionar o resultado do diagnóstico com o nível de alcance das metas e colocá-los em uma matriz (figura 2)
Figura 2: Matriz de relacionamento – Fonte: Falconi (2009)
O resultado apresentado na matriz pode direcionar a escolha da melhor abordagem para melhorar o sistema de gestão.
O segredo desse método é avaliar constantemente os resultados da rotina e garantir as medidas necessárias para melhoria contínua. A partir disso, podemos seguir um modelo de diagnóstico.
Para comprovar a eficácia do modelo, realizamos um levantamento com 11 projetos realizados em clientes da MERITHU, onde foram pontuados os desempenhos no diagnóstico de gestão da rotina e o nível de atingimento das metas em um determinado período.
O resultado deste estudo, apresentado na figura 4, mostra que existe uma forte correlação entre empresas que possuem uma maior aderência ao sistema de gestão da rotina com o nível de atingimento das metas.
Figura 3: Matriz de correlação entre o Gerenciamento da Rotina e o Alcance das metas – Fonte: MERITHU
Cada ponto do gráfico representa a avaliação de uma empresa, nesse sentido, há um espaço de melhoria em mais de 90% dos casos. Além da identificação de lacunas, é possível também identificar quais os esforços a serem realizados: investimento em Gerenciamento da Rotina ou Gerenciamento pelas Diretrizes, Gerenciamento Funcional, conhecimento técnico e PDCA.
A Figura 4 apresenta uma tabela com os principais problemas e quais as possíveis soluções identificadas para cada um dos casos identificados em vermelho no gráfico:
Figura 4: Tabela de problemas vs. Solução – Fonte: MERITHU
CONCLUSÃO
O diagnóstico da rotina de uma organização mostra o nível de maturidade em que ela se encontra. Para podermos ajudar a melhorar continuamente a empresa é necessário avaliar o quanto este sistema está auxiliando para trazer resultados previsíveis. O modelo apresentado neste artigo além de identificar os pontos de melhoria necessários, orienta na melhor abordagem a ser seguida.
A principal função de um sistema de gestão da rotina é fazer com que os resultados sejam alcançados de forma sustentável e provoquem a cada dia um aumento do conhecimento para que a melhoria contínua se estabeleça.
Se você tem dúvidas de onde e como os resultados estão surgindo, nos procurem, pois estamos preparados para ajudá-lo.
Bibliografia
FALCONI, Vicente, O verdadeiro poder, Nova Lima: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2009
FALCONI, Vicente, Gerenciamento da rotina do trabalho do dia a dia, Belo Horizonte: Editora de Desenvolvimento Gerencial, 2001
Autores:
É Diretor e Consultor da MERITHU Consultoria, além de atuar como professor em cursos de graduação e pós-graduação / MBA. Durante seus 34 anos de trajetória, auxiliou organizações a melhorar seus desempenhos na área comercial, a reduzir custos e despesas, redesenhar processos, estruturar programas de inovação e gestão dos ciclos financeiros. É graduado em Engenharia Mecânica, tem MBA em Engenharia da Produção e é Mestre em Engenharia de Produção, todos pela UFSC.
É consultor na MERITHU no Rio Grande do Sul. Durante seus 2 anos de experiência, realizou projetos de otimização enxuta de processos e fluxos na área de manufatura e serviços. Dentre os escopos estão análise de capacidade em serviços e indústria, gestão e otimização de estoques, desenvolvimento de indicadores de desempenho e atuação em Lean Healthcare. É graduando em Engenharia de Produção pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul.
Data de publicação: 21/07/2021