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Brainstorming: uma técnica poderosa para solucionar problemas

Brainstorming: uma técnica poderosa para solucionar problemas

É certo que você já deve ter ouvido falar ou até mesmo participado de algum brainstorming, mas você sabe como organizar e conduzir essa dinâmica? Neste artigo, vamos falar dos conceitos, etapas e procedimentos dessa técnica bastante utilizada nas empresas.

 

O QUE É BRAINSTORMING?

 

Brainstorming é uma dinâmica de grupo onde pessoas, com organização e sob gestão de um coordenador, fazem um grande esforço mental com o objetivo de criar novas maneiras de enxergar problemas, de definir causas e suas possíveis soluções, além de explorar a criatividade dos participantes para o surgimento de novas ideias. Essa técnica é bastante ampla e pode ser utilizada em diversas situações. No Método PDCA, ela é utilizada durante o Planejamento, na etapa Análise do Processo, quando são determinadas e priorizadas as causas mais significativas que impactam o problema, e na etapa Plano de Ação, quando são determinadas as contramedidas para atacar as causas priorizadas e elaborado o Plano de Ação propriamente dito.

 

 

 

 

 

Frequentemente brainstorming é traduzido para o português como “tempestade de ideias” o que acaba gerando uma visão imprecisa da dinâmica, pois sugere que as ideias “caem do céu” de forma simples e fácil, mas na verdade a técnica é realizada com grande esforço dos participantes para atacar um problema. Por isso é importante que a reunião aconteça em um ambiente propício para que as pessoas envolvidas possam contribuir de melhor forma possível.

A equipe escolhida é muito importante para o brainstorming. O grupo deve ser formado por pessoas com conhecimento do problema analisado, preferencialmente de diferentes níveis e funções, afinal essas pessoas que apontarão as causas e contramedidas para a solução do problema. O resultado é o somatório de conhecimento de todas as pessoas envolvidas, que é superior à soma dos conhecimentos isolados. Esse é o efeito sinérgico da técnica.

 

PREPARAÇÃO PARA O BRAINSTORMING

 

O Brainstorming é dividido em quatro etapas e, para a garantia do sucesso, é necessário que seja conduzida por um Coordenador. Essa função deve ser exercida por um profissional com conhecimento sobre o problema analisado e bem treinado para a condução da dinâmica, pois deve explicar detalhadamente cada etapa para os participantes, garantindo que não aconteça desordem ou precipitação durante o processo.

É essencial para o processo que o Coordenador garanta que o ambiente do Brainstorming seja adequado para estimular a participação de todos e a liberdade de expressão. Em hipótese alguma deve-se permitir que contribuições dos participantes sejam ridicularizadas, isso pode pôr em risco a condução da dinâmica. O Coordenador deve funcionar como um facilitador.

As quatro etapas do Brainstorming são bem definidas e possuem objetivos claros a serem atingidos. Para evitar que o processo se torne cansativo e a qualidade das contribuições caia, cada etapa não deve ultrapassar 50 minutos de duração e deve ser dado, se possível, um pequeno intervalo entre as etapas para que os participantes possam espairecer um pouco, recuperando, assim, a concentração.

 

1ª ETAPA – EXPLICAÇÃO DA META OU PROBLEMA

 

Nesta etapa do Brainstorming, o Coordenador deve explicar ao grupo qual a meta ou problema analisado. Deve ser disponibilizado aos participantes o máximo de informações possíveis, como gráficos, fotos, séries de dados históricos, a frequência com que o problema acontece e qual o ganho com sua solução. É importante falar sobre o problema fazendo conexão com as Cinco Dimensões da Qualidade: Q (Qualidade Intrínseca), C (Custo), E (Atendimento, Prazo de Entrega), M (Moral) e S (Segurança).

É aconselhável utilizar o diagrama de Ishikawa para auxiliar na exposição das causas. Peça aos participantes para pensarem nas causas de acordo com as categorias 6M: Máquina, Materiais, Mão de obra, Meio-ambiente, Método e Medidas.

 

 

 

 

2ª ETAPA – DETERMINAÇÃO DAS CAUSAS

 

É nesta etapa que acontece o apontamento das possíveis causas do problema.

 

Distribua 5 post-its para cada participante. Peça para que escrevam, de forma suscinta, uma possível causa para o problema em cada post-it. É importante que todos tenham o tempo suficiente para preencherem todos os post-its. A utilização da técnica dos post-its é importante para tornar a dinâmica mais horizontal e justa, dando oportunidade de participação aos menos interativos e evitando julgamentos entre o grupo. As causas devem ser organizadas no diagrama de Ishikawa, unificando as causas semelhantes.

O fato de serem apontadas como causas pelos participantes não garante que sejam causas raiz do problema. Por isso, nessa etapa do Brainstorming, é importante utilizar a técnica dos 5 Porquês para chegarmos às causas raiz.

 

3ª ETAPA – PRIORIZAÇÃO DAS CAUSAS MAIS IMPORTANTES

 

Após a determinação das causas, é preciso priorizá-las. Muitas causas surgirão durante a dinâmica, mas, lembrando o princípio de Pareto, poucas são importantes e muitas triviais. O exercício de priorização é crucial para determinarmos as causas mais importantes do problema.

Distribua fichas aos participantes com valores de 10, 5 e 3 pontos. O número de fichas irá depender do número de causas, mas deve respeitar a proporção de 20% de 10 pontos, 30% de 5 pontos e 50% de 3 pontos. A proporção e valores das fichas é para forçar a hierarquização das causas.

O Coordenador do Brainstorming deve conduzir o exercício para que cada participante utilize uma ficha para pontuar cada causa. No fim do exercício, encerradas as fichas, a pontuação de cada causa será a soma das fichas. As causas com mais pontos são as prioritárias.

Após a priorização, o grupo deve fazer uma reflexão sobre as causas, questionando quais as mais difíceis de serem atacadas, quais as mais fáceis, quais envolvem menores custos, quais possuem mais impacto, etc. Essas questões podem mostrar que mesmo que uma causa tenha recebido uma pontuação baixa, a facilidade com que ela pode ser resolvida vale a priorização. Normalmente esses são os casos de ver e agir.

 

4º ETAPA – CONTRAMEDIDAS E PLANO DE AÇÃO

 

Definidas as causas a serem priorizadas, é hora de descobrir como contorná-las. Para isso o Coordenador deve realizar um novo Brainstorming para determinar as contramedidas para as causas priorizadas.

Esse exercício é mais rápido e com mais foco, visto que o objetivo agora é saber como resolver a causa. Cada participante deve receber no máximo dois post-its por causa para escrever as contramedidas. O Coordenador deve recolher os post-its de todos os participantes, unificar as contramedidas semelhantes e distribuí-las no quadro para avaliação do grupo. Se houver uma grande variação de ações, pode ser um indicativo de que as causas

Assim como as causas, as contramedidas também devem ser analisadas de acordo com a velocidade, custo, necessidade e facilidade de implantação. Essa análise deve ser feita para todas as causas priorizadas.

Depois de determinarmos as contramedidas, é preciso planejar a execução. Para isso, deve ser criado um Plano de Ação para cada contramedida, que deve ser no formado 5W2H, conforme imagem abaixo.

 

 

 

 

TÉCNICAS QUE PODEM SER UTILIZADAS DURANTE UM BRAINSTORMING

 

Existem muitas técnicas e ferramentas que podem ser usadas durante um Brainstorming. Neste artigo já citamos algumas como 5 Porquês e Diagrama de Ishikawa, mas existem outras técnicas que podem ser utilizadas de acordo com o objetivo da dinâmica.

Lisa Jo Rudy, escritora americana, lista, no artigo 19 Top Brainstorming Techniques to Generate Ideas for Every Situation, técnicas que podem ser utilizadas em um Brainstorming para melhorar a geração de ideias, divididas em quatro grupos:

  1. Analytic Brainstorming: quando o foco for a solução de um problema;
  2. Quiet Brainstorming: quando for impossível, por questões de agenda, a reunião do grupo ou quando o risco de conflitos por exposição das ideias no grupo for muito alto.
  3. Role Play Brainstorming: quando a melhor forma de solucionar achar a solução para o problema é “sentir na pele”, tornando-se o cliente.
  4. Brainstorming With Support: quando o grupo é pouco comunicativo ou as ideias mais evidentes já tenham sido sugeridas.

 

 

CONCLUSÃO

 

Um Brainstorming bem-sucedido, com todas as etapas realizadas com comprometimento do time e organizado pelo Coordenador produz excelentes resultados, uma vez que os participantes, por conhecerem como ninguém as causas de um determinado problema, estarão aptos para apontar contramedidas para ataca-lo.

Mas apenas realizar o Brainstorming não é suficiente. É preciso executar o Plano de Ação elaborado de forma sistemática e metódica, ou seja, é preciso rodar o Ciclo PDCA, caso contrário o problema persistirá.

Ficou com alguma dúvida? Comente esse artigo ou entre em contato conosco. Visite também nossa Caixa de Ferramentas para conhecer outras técnicas e ferramentas que a MERITHU trabalha.

Gabriel Nunes

É Consultor Sênior na MERITHU, especializado em projetos de aumento de RECEITA. Foi consultor de gestão na FALCONI, supervisor de vendas na Grupo MAKENA, consultor de seguros na Prudential do Brasil Seguro de Vida e analista na área comercial do Jornal Zero Hora. É graduado em Economia, pela UFRGS, e possui MBA em Finanças Empresariais pela FGV.

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