Parametrize adequadamente o seu sistema e dedique mais tempo ao planejamento
De um modo geral, a área comercial possui uma rotina diária de tomada de decisões originadas nas demandas do campo. Sejam solicitações de descontos, consultas de prazo de entregas, condições de pagamentos ou mesmo crédito. Essa rotina consome o tempo dos gerentes, que deveriam estar focados no planejamento.
Os recursos envolvidos para atender esta rotina geram custos inerentes aos processos administrativos e, normalmente, não são considerados como oportunidades de melhorias.
Veja, por exemplo, o processo de pedido de um cliente: se a empresa trabalha para entregas baseadas no seu estoque próprio, um pedido quando gerado na ponta pelo vendedor, ao digitar “enviar” no seu celular, tablet ou computador, este deve chegar em tempo real ao terminal da expedição da empresa e entrar na programação de entregas.
As tarefas de verificar a existência de estoques, crédito do cliente, formação de cargas, roteiro de entrega e demais tarefas inerentes ao processo devem estar parametrizadas no sistema da empresa. Sendo assim, o vendedor terá condições de, no mesmo instante, informar o prazo de recebimento do pedido.
Qualquer intervenção manual nesse processo tem que ser considerada retrabalho. No caso de não haver estoques suficientes para atender a demanda do cliente, o sistema, parametrizado adequadamente, deve determinar o tempo necessário para a produção, considerando todas as variáveis envolvidas, e retornar em tempo real ao vendedor para que possa negociar o pedido.
Não há necessidade de, manualmente, consultar estoques, telefonar para a administração de vendas e esta por sua vez consultar o PCP para saber qual é o prazo que poderá entregar tal pedido. Ao colocar o pedido, o sistema assume a programação no mesmo instante. Não caberá ao PCP ou Vendas lembrar que se comprometeu com aquele pedido para aquele prazo.
Outras parametrizações devem ser feitas no sistema, como por exemplo, alçadas de descontos, roteiros de visitas, check-in no cliente e outras tantas relacionadas ao “Funil de Vendas”.
Você já parou para avaliar o “lead-time” dos pedidos da área Comercial? Quanto retrabalho ou intervenções foram executadas que poderiam estar parametrizadas no sistema da empresa? Quantos telefonemas, mensagens e e-mails foram trocadas para responder perguntas ou dúvidas que mencionamos acima? Quanto tempo leva um pedido a partir da digitação até entrar no caminhão na expedição?
Sem dúvida, as parametrizações não alcançarão todas as variáveis de um processo e intervenções acontecerão. Contudo, devem ser consideradas retrabalhos e sempre ser analisadas como tal, de tal forma que se busque obsessivamente minimizá-las.
Tadeu Lima | Sócio-Diretor e Consultor da MERITHU
