O jeito certo de executar
“Os planos mais bem elaborados do mundo não valem o papel no qual foram escritos se você não conseguir realizar nada” - Ralph S. Larsen, Ex. Presidente do Conselho e CEO da Johnson & Johnson
Quando se fala de gestão pensa-se logo na realização de boas análises para a tomada de decisão e na elaboração de um plano de ação que resolva todos os problemas. Muitas vezes os executivos dispendem um tempo razoável para estas análises e mais ainda para a definição de ações abrangentes, que quando validadas já não servem mais, pois o ambiente mudou. A velocidade das mudanças não permite mais longos tempos de planejamento.
Outro deslize é o envolvimento tardio dos funcionários no planejamento e na execução. Muitas vezes eles só ficam sabendo das ações na hora de operacionalizá-las, o que acarreta dúvidas e até mesmo resistências. Este esquecimento faz com que bons planos fiquem guardados nas gavetas e só saiam de lá no dia que forem cobrados.
Na literatura encontramos muitas técnicas para as análises e a elaboração de planos de ação – as ferramentas da qualidade introduzidas pelas técnicas japonesas e americanas – porém quando entram na fase de execução, quase nada é falado. Então, como sair rapidamente do problema identificado para a execução das ações necessárias e resultados num tempo de mudanças constantes?
Na fase do planejamento, para aumentar a velocidade, o segredo é envolver as pessoas (clientes, fornecedores e funcionários) o mais cedo possível. Na fase de execução, a sugestão é utilizar as técnicas Ágeis de desenvolvimento de soluções (Leia mais sobre como aplicar a Metodologia Ágil). Este artigo apresenta alguns pontos importantíssimos, que se seguidos, farão com que os resultados apareçam de forma rápida, pois todos os envolvidos saberão o que tem que fazer, no momento certo com a velocidade exigida.
Pontos a serem observados na fase de execução:
- Verificar se o plano de ação elaborado foi desdobrado até o nível de execução, para todos os envolvidos e se eles participaram efetivamente deste processo;
- Ter certeza que as pessoas entenderam claramente as metas e as ações necessárias e estão engajadas no processo;
- Comunicar rapidamente as mudanças, pois as pessoas devem saber o que se espera de cada ação e qual a sua contribuição;
- Construir um plano de capacitação e treinamento para a execução das ações;
- Executar os treinamentos e garantir que as pessoas estejam capacitadas;
- Garantir que os recursos necessários para a execução das ações estejam disponíveis na quantidade e prazos compatíveis, e sincronizados com o orçamento;
- Implantar uma sistemática de acompanhamento em todos os níveis (do operacional ao estratégico);
- Possuir planos de contingência;
- Ter certeza que todos conhecem quais são as recompensas sobre o resultado alcançado.
A cada projeto bem executado temos a certeza que os pontos apontados acima são de extrema importância para que os resultados ocorram. Se as pessoas não são envolvidas desde o início, não se consegue a velocidade para acompanhar as mudanças.
CARLOS AFONSO ZILLI, Ms | Consultor da MERITHU
Referência
– BOSSIDY, L. , CHARAN, R.; Execução – A disciplina para atingir resultados, 2010
